Flödesschema

Flödesschema är ett verktyg för att förbättra arbetsprocesser. Ett flödesschema är en överskådlig beskrivning av en process eller ett förlopp som man gör med hjälp av enkla illustrationer.Verktyget kan användas på alla arbetsprocesser för att synliggöra eventuella kritiska moment som till exempel onödiga steg, oklarheter och dubbelarbete.

Ett flödesschema används för att beskriva det logiska sambandet mellan ett antal aktiviteter. Schemat visar och beskriver en process eller ett förlopps olika steg i ordningsföljd samt hur de olika stegen i processen hänger ihop med varandra. En utgångspunkt när man arbetar med flödesscheman är att en process har en tydlig början och ett tydligt slut.

Att rita och beskriva varje aktivitet från en arbetsprocess i ett flödesschema hjälper oss att hitta svaga punkter i processen. När det är gjort kan vi byta ut steg i processen mot andra som fungerar bättre eller ta bort moment som inte gör någon nytta.

Dåliga resultat beror nästan alltid på att processen inte fungerar, inte på att någon enskild individ har gjort fel. Utifrån flödesschemat uppstår diskussioner om vem som har ansvar för olika delar i processen, vilket är nyttigt för det fortsatta arbetet.

Gör så här:

  1. Bestäm processens start – och slutpunkt, dvs vad som ska ingå i schemat.
  2. Bestäm vilken detaljnivå flödesschemat ska ha. Börja gärna med ett mindre detaljerat flödesschema och fördjupa er sedan i de delar som behövs.
  3. Bestäm vad processen ska leda till?
  4. Bestäm och dokumentera stegen i processen, bestäm mått.
  5. Tidsordna stegen i processen. Använd post-it lappar så att de kan flyttas under arbetets gång.
  6. Kontrollera att flödesschemat är komplett och att ni är överens om att det beskriver den verkliga processen.
  7. Under tiden processen kartläggs kommer det ofta upp idéer om hur processen kan förbättras. Tänk på att nedteckna dessa.
Partner Logo Partner Logo Partner Logo Partner Logo Partner Logo Partner Logo